Clear Admin Számlázó - Gyakori kérdések

Összegyűjtöttünk néhány kérdést, melyek gyakran felmerülnek ügyfeleinkben és az alábbiakban igyekszünk kimerítő válaszokkal szolgálni.

Aktuális

Ingyenes változat

Általános kérdések

Importálás

Telepítés, technikai kérdések

Windows Vista / Windows 7 kérdések

Számlák formátuma

 

Válaszok

 

Aktuális

Igen. A Clear Admin Számlázó program legfrissebb kiadását kell hozzá letölteni és telepíteni. Az adatszolgáltatást végző funkció a Listák menüből érhető el, természetesen az ingyenes változatban is.
A változás lényege az, hogy ezentúl a NAV egy ellenőrzéskor nem a kinyomtatott számlákat kéri majd be, hanem a számlázó programból mentett fájlt olyan formátumban, amit előírtak. Nincs online kapcsolat, mint a pénztárgépeknél. 2016-os számlákat már csak ezzel az új változattal adjon ki!

A címek bontásával kapcsolatban annyit érdemes tudni, hogy a NAV korábbi értelmezése miatt először mi is egy ilyen túlbonyolított változatot készítettünk. 2015. december 21-én a NAV megjelentetett egy új kiadványt, amelyben már sokat enyhítettek a korábbi állításaikon. Ennek nyomán részletekbe menően átnézve az összes vonatkozó jogszabályt arra jutottunk, hogy a címek részletes felbontása opcionális. Van rá lehetőség, de a NAV korábbi véleményén túl semmi nem írja elő. Emiatt úgy döntöttünk, hogy a címek bontását kivesszük a programból. Nem akarunk több tízezer céget teljesen értelmetlen, felesleges munkára kényszeríteni. A többi (kb. 60 darab) opcionális mezőt sem tettük be a programba. A kötelező adatok természetesen tárolódnak a program adatbázisában és az exportált XML fájlba is bekerülnek. A program jelenlegi változatával mentett adatok tökéletesen megfelelnek a jogszabályok előírásainak és a gépi ellenőrzésnek is.

A program korábbi verziója nem rögzítette a számlakibocsátó adatait (név, cím, adószám, EU adószám) minden egyes számlához. Ezért a NAV-nak készítendő exportba a kibocsátó adatainál három kérdőjel (???) után a beállításokban épp beállított adatok kerülnek majd.

Jogszabály külön nem tér ki erre az esetre, de úgy gondoljuk, egy jegyzőkönyv felvétele orvosolja a problémát. Természetesen egy esetleges NAV ellenőrzéskor a jegyzőkönyvet is be kell csatolni.

Igen, az 50/2013. (XI. 15.) NGM rendelet alapján megengedett a számlázó program használata online pénztárgép helyett. Ebben az esetben havi rendszerességgel kell elektronikus adatszolgáltatást végeznie a kiadott számlák adatairól.
Az adatszolgáltatás az adóhivatal felé a PTGSZLAH adatlap benyújtásával teljesíthető.
A PTGSZLAH adatlap kitöltéséhez a számlázó programból kell adatokat menteni.
Az adatok mentéséhez a Feladás könyvelő programoknak modul megvételére lesz szükség.
A Clear Admin Számlázó program már tartalmazza a szükséges változtatásokat.
A 2015. január 1. előtt kibocsátott számlák adataira vonatkozó heti adatszolgáltatás teljesítésére a PTGSZLAA adatlap szolgál.
Az egységes közszolgáltatói számlaképről szóló 2013. évi CLXXXVIII. törvény konkrét számlaképeket határoz meg az egyes ágazatok számára.

A hulladékgazdálkodási közszolgáltatók által alkalmazandó számlaképet beépítettük a Clear Admin Számlázó programba. Képes a program a számla speciális csekkes és csekk nélküli első oldalát és a 3. oldali számlarészletezőt is nyomtatni. A nyomdában előnyomott első oldalak és a teljesen üres lapra nyomtatott számlarészletezők kezelése is megoldott: a program különböző papírtálcákról behúzott lapokra is képes ezeket nyomtatni.

Egyelőre még az első számlázások zajlanak egy néhány szolgáltatónál, akik visszajelzéseikkel segítik a fejlesztést.

Amint a program egészen egyszerűen és tökéletesen kezeli ezeket a számlákat, nyilvánosan is elérhetővé tesszük.
Ha szeretné ezt a még nem végleges változatot használni, kérjük írjon ügyfélszolgálatunknak!

Ingyenes változat

Igen, mert a program megfelel a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásainak.
A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet értelmében 2014. október 1. óta igen.
A bejelentéshez a SZAMLAZO nyomtatvány SZÁMLÁZÓ PROGRAM fejezetét kell kitölteni.
Az alábbi adatokat kell megadni:
  • Saját fejlesztésű program: nem
  • Program neve: Clear Admin Számlázó program
  • Azonosítója: CASZ
  • Fejlesztő neve: Clear Admin Software Kft.
  • Fejlesztő adószáma: 23899595-2-42
  • Rendelkezésre bocsátó neve, ha nem viszonteladón keresztül került a felhasználóhoz: Clear Admin Software Kft.
  • Rendelkezésre bocsátó adószáma: 23899595-2-42
  • A program beszerzéséhez az adott céghez tartozó dátumot kell írni erről az oldalról (bejelentkezés után látható). Viszonteladó esetén a kapott számla teljesítésének időpontját.
  • Programhasználat kezdete: Az első kinyomtatott számla dátuma.

Emellett könyvelőjének szóljon, hogy a számviteli politikába vegye be, hogy a cég a Clear Admin Számlázó programot használja! Adja meg neki azt is, milyen számlaszám-előtagot és formátumot állított be a programban.
Ettől kezdve nyugodtan állíthat ki számlákat a programmal.
Amennyiben vállalkozásának nincs számviteli politikája, semmi egyéb teendője nincs.
Ezt a rendeletet a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet hatályon kívül helyezte. Az új rendeletben már semmilyen nyilatkozatról nincs szó.
Nincsenek korlátozások. A programmal bármennyi számlát kiállíthat, bármilyen értékben és a programba nincs időkorlát sem építve. Egyetlen különbség a megvásárolt változatokhoz képest, hogy számla aljára apró betűkkel rákerül az "Ingyenes változat" felirat. Bármelyik modul megvásárlása után ez a felirat nem jelenik meg a számlákon.
A program súgóját igyekeztünk úgy elkészíteni, hogy lehetőleg minden felmerülő kérdésre tartalmazza a válaszokat. A Súgó tartalmát folyamatosan bővítjük a felmerült kérdések alapján. Ha mégsem találja a választ felmerülő kérdésére, írjon egy levelet a ügyfélszolgálatunknak!

Általános kérdések

2013. január 1. után a kisadózók és a pénzforgalmi ÁFA-elszámolást választók fel kell tüntessék ezen státuszukat kibocsátott számláikon is.
Ez annyit jelent, hogy a könyvelőjével egyeztetett szöveg megjegyzésként minden számlájára rá kell kerüljön. Ezt a szöveget a programban a következő helyen be tudja beírni:
  • Fájl / Beállítások / Cég adatai fül / Egyéb, bizonylatfejbe kerülő cégadat
Igen, honlapunkon regisztráció után belépve több cégnek is kérhet ingyenes aktiváló kódot illetve vásárolhat modulokat.
Elvileg azonnal. Rendszerünk automatikusan küldi el Önnek a cége adószáma alapján. Sajnos a gyakorlatban előfordul, hogy egyes levelezőrendszerek akár 15-20 percet is késnek.
  1. Jelentkezzen be weboldalunkon, majd kattintson a Cégadatok szerkesztése gombra!
  2. Módosítsa az adószámot és kattintson az OK gombra!
  3. A rendszer generál egy új aktiváló kódot a megváltozott adószámhoz.
  4. A számlázó program Fájl/Aktiválás menüpontjában írja be az új adószámot és aktiváló kódot!
Fenti módszer akkor működik, ha cégének a székhelye változott vagy új adózási módot választott, azaz az adószám utolsó 3 számjegye változott csak.
Amennyiben új céget alapított, új aktiváló kódra lesz szüksége.
Semmit.
Folytassa számlái kiállítását! A számlák sorszámának növekedése pedig a szigorú számadású nyomtatványok szabályai szerint folytatódik.
Töltse le és telepítse a program legfrissebb kiadását innen!
Sajnos az érvényben lévő törvények miatt a program nem engedhet visszafelé dátumozott számlákat készíteni az adott számlatömbben.
Két dolgot tehet:
  1. Az Adatok / Bizonylattömbök menüpontban felvesz egy új számlatömböt és az új számlákat már ebből a tömbből adja ki.
    Ha ez az Adatok / Bizonylattömbök menüpont nem aktív, akkor meg kell vennie a Bővített bizonylatkezelés modult, melynek ára 4900 Ft+ÁFA.
  2. Feltelepíti a programot egy másik mappába, majd az aktiváló kód bevitele után elkezdi használni üres adatbázissal. Ekkor arra kell ügyelni, hogy mivel a számlaszámok ismét 000001-től kezdődnek, be kell írni neki egy eltérő számlaszám-előtagot. "B-" előtag esetén pl. "B-000001" lesz az első számla. Ezt az előtagot itt lehet beállítani az első számla nyomtatása előtt: Fájl/Beállítások/Számla/Számlaszám formátuma

  • Klónozással hozzon létre egy másolatot az eredeti (helyesbítendő) számláról.
    (Egyéb műveletek gombra kattintva és a megjelenő menüben a Klónozás, azaz másolat készítése gombot választva)
  • Tárgy mezőbe írja be, hogy ez a dokumentum milyen sorszámú számla helyesbítésére szolgál
  • A hibátlan, nem javítandó tételeket törölje
  • A másolaton szerkessze a rontott tételeket úgy, hogy negatív előjelet tesz a mennyiség elé.
    (Ezzel nullázza az előző számlát)
  • Ezután vegye fel a tételeket újból, helyesen és nyomtassa ki a számlát.
    (A végösszeg a kettő különbsége lesz)
Előlegszámla, végszámla készítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
  • Az előlegszámlát úgy tudja elkészíteni, hogy felvesz egy Előleg nevű tételt a számlán és beállítja az összeget az előleg összegére. Az Egyéb adatoknál a tárgyban fel kell tüntetni, hogy ez egy előlegszámla. Ide felviheti a szerződés dátumát is.
  • A végszámlán két tételt kell szerepeltetnie, az előlegről kiállított Előleg tételt, mínuszos előjelet téve a mennyiséghez és magát a számlázandó tételt a tényleges árával. A tárgyban tegyen egy hivatkozást az előlegszámla sorszámára és jelezze, hogy ez egy végszámla.
Ha rendelkezik Bővített bizonylatkezelés modullal, a számlakészítés ablak felső részén a Cím megadásánál ki tudja választani, hogy Előlegszámla vagy Végszámla szerepeljen a számla címsorában.

Importálás

Partnereinek importálásához a Bővített partnertörzs modulra, Termékeinek/Szolgáltatásainak importálásához pedig a Bővített terméktörzs modulra lesz szüksége.
Az importálási lehetőségekről az alábbi oldalunkon olvashat bővebben:
Importálás a Clear Admin számlázó program adatbázisába

Telepítés, technikai kérdések

Igen. Ebben az esetben arra kell figyelnie, hogy idegen gépen használva a programot esetleg vírusokkal fertőződhet. A számlázó program továbbá viszonylag gyakran ír az adatbázisába, ami csökkentheti a kártya élettartamát.
Telepíthető, de egyelőre a szimultán hálózatos használatot nem javasoljuk. A Clear Admin Számlázó jelenlegi változata egy adatbázisfájlban tárolja az adatokat és ez a fájl egy rosszul beállított hálózaton megsérülhet, ha több felhasználó egyszerre használja.
Létezik a programnak egy olyan, egyelőre még szűk körben használt verziója, amely kifejezetten hálózatos használatra készült. Ez egy PostgreSQL szerveren tárolja az adatokat, ami akár az interneten is lehet. Ha ezt a változatot használná, írjon ügyfélszolgálatunknak!
A régi gépen a programmal készítsen egy biztonsági másolatot (Fájl menü / Biztonsági mentés) egy hordozható médiára (pl. memóriakártya, írható CD, esetleg floppy). Telepítse fel a Clear Admin Számlázó programot az új gépre, indítsa el és válassza a Fájl menü / Biztonsági mentés / Biztonsági mentés visszatöltése menüpontot, majd válassza ki az előzőleg mentett fájlt a hordozható médiáról.
Amennyiben a programot több cég számlázására használja, minden cégről készítsen biztonsági mentést és azokat egyenként töltse vissza az új gépen!
A Clear Admin Számlázó program az aktivált cégek adatait egy-egy fájlban tárolja.
Ezen fájlok helye alapértelmezett telepítés esetén:

C:\Program Files\Clear Admin Szamlazo\DB

Minden céghez tehát egyetlen fájl jön létre a fenti mappában.
A fájlok neve a cég adószámával egyezik meg ".db" kiterjesztéssel.

Windows Vista és későbbi rendszereken a Felhasználói fiókok felügyelete (UAC) szolgáltatás bekapcsolt állapotában a program által tárolt adatok az adott felhasználó saját mappájába kerülnek, nem a program könyvtárába.
Az adatok pontos helye ilyenkor:

C:\Users\[felhasználó neve]\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Clear Admin Szamlazo\DB

A program telepítője csak a telepítéskor megadott mappába másol fájlokat.
Ez alapértelmezetten:

C:\Program Files\Clear Admin Szamlazo

A fájlok másolása után még létrehoz parancsikonokat a Start menüben és az Asztalon, majd a Windows Registrybe eltárolja, hogy hova, milyen verziót telepített.

Fentieken kívül nem másol semmit sehova, ami azt jelenti, hogy a telepítéskor megadott mappán belül található a program működéséhez szükséges összes fájl.

Windows Vista / Windows 7 kérdések

A Felhasználói fiókok felügyelete (UAC) szolgáltatás bekapcsolt állapotában a program által tárolt adatok az adott felhasználó saját mappájába kerülnek, nem a program könyvtárába.

Adatainak pontos helye ilyenkor:
C:\Users\[felhasználó neve]\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Clear Admin Szamlazo\DB

Nagyon fontos, hogy ezt a mappát semmi esetre se törölje le!

Amennyiben szeretné, hogy több felhasználó is használhassa a programot, másolja a számlázó program adatbázisát (DB\Adószám.db) egy minden felhasználó által elérhető helyre és hozzon létre parancsikonokat minden felhasználónak a Súgó "Parancssori argumentumok, rendszerintegráció" fejezete alapján!

Fontos: Az alábbiakban leírtak kiiktathatják a Windows új biztonsági szolgáltatását.
Csak akkor tegye meg az alábbiakat, ha biztos abban, amit csinál.

Tudnia kell még, hogy a Felhasználói fiókok felügyelete (UAC) szolgáltatás bekapcsolt állapotában is használhatja a programot nyugodtan.
Ehhez az előző kérdésre adott választ olvassa el!

A Felhasználói fiókok felügyelete (UAC) szolgáltatás átállításának menete Windows Vistán:

  • Start menüből indítsa el a Vezérlőpultot!
  • Itt duplán kattintson a Felhasználói fiókok ikonra!
  • Válassza A felhasználói fiókok felügyeletének be- és kikapcsolását!
  • Itt kapcsolja ki vagy be a szolgáltatást!
  • Kattintson az OK gombra!
  • Indítsa újra a rendszert!

A Felhasználói fiókok felügyelete (UAC) szolgáltatás átállítása Windows 7 alatt:

  • Start menüből indítsa el a Vezérlőpultot!
  • A keresőmezőbe írja be az uac kifejezést!
  • Kattintson a Felhasználói fiókok felügyelete beállításainak módosítása lehetőségre!
  • Állítsa át a csúszkát vagy tegye Alapértelmezett jelzésű állásba, majd kattintson az OK gombra!
  • Amennyiben a rendszer rendszergazdai jelszót vagy megerősítést kér, írja be a jelszót, majd hagyja jóvá a műveletet!
  • Indítsa újra a rendszert!

Számlák formátuma

A Clear Admin Számlázó készítőjének garantálnia kell, hogy a számlán minden kötelezően előírt tartalmi elem szerepel. Ezért csak olyan sablon alapján lehet számlát készíteni, amit digitálisan hitelesítettünk.
Igen, megkezdett óránként 10 000 Ft + ÁFA díjazás ellenében elkészítjük cége egyedi megjelenéséhez szabott sablonját. Egy számlasablon az esetek többségében 1 órán belül elkészül. Ha szeretne egyedi megjelenésű számlákat, írjon ügyfélszolgálatunknak!